Bedre bestyrelser med evaluering!

Ikke udgiveet

BoardPartner udgav i januar 2020 SMV Bestyrelsesrapporten 2020, der bl.a. afdækkede brugen af bestyrelsesevalueringer i SMV-segmentet.

Undersøgelsen viste at i mere end 60% af de repræsenterede virksomheder gennemføres der en årlig bestyrelsesevaluering – mest udbredt i de virksomheder, hvor formanden har gennemført en formel bestyrelsesuddannelse. Endnu engang viser undersøgelsen, at i de virksomheder, hvor der anvendes evalueringer, er der også tale om en hyppigere udskiftning i bestyrelsens sammensætning.

Med andre ord ser det ud som om at mobiliteten i bestyrelseslokalet stiger, i takt med at virksomhedernes opmærksomhed på evaluering af bestyrelsesarbejdet og kompetencer stiger.

Det er gode tegn, for i min bog sidder man ikke i bestyrelser, man arbejder i dem, og vel at mærke kun i den periode, hvor man kan bidrage positivt til værdiskabelsen.

Tidligere, tilbage i 2018 skrev Berlingske da også under overskriften:

“To ud af tre topchefer er utilfredse med deres egne bestyrelser”.

Baseret på en undersøgelse foretaget af Odgers Berndtson Executive var konklusionen:

”Der er for mange bestyrelsesmedlemmer, der ikke bidrager og derfor bør skiftes ud. Sådan lyder det fra to ud af tre danske topchefer, som mener, at mindst ét medlem af deres egen bestyrelse bør skiftes ud til fordel for andre kræfter.”

Kilde: https://www.business.dk/oekonomi/to-ud-af-tre-topchefer-er-utilfredse-med-deres-egne-bestyrelser

Godt bestyrelsesarbejde fordrer skarphed på kompetencerne

Flertallet af SMV`erne befinder sig i et marked, der skifter med stigende hastighed. Det betyder selvsagt, at den tid hvor virksomhedernes strategier kunne fastlægges for f.eks. 3 – 5 år ad gangen er en saga blot. Strategiarbejdet bør derfor også ændre karakter hen mod en løbende proces, hvor bestyrelsen flere gange om året genbesøger strategien, og sikrer sig de nødvendige justeringer, set i forhold til markedet. Deraf også større opmærksomhed på om bestyrelsen er sammensat, således at den besidder de kompetencer, virksomheden har brug for. Og her kommer bestyrelsesevalueringerne ind som et nyttigt værktøj.

Hvad og hvordan skal der evalueres?

Bestyrelsesevalueringen kan og bør afdække et evt. aktuelt kompetencegab og giver dermed ejerne et solidt beslutningsgrundlag for at vurdere om der skal udskiftes, suppleres eller uddannes i bestyrelsen. Det er vores erfaring, at evalueringen med fordel også omfatter daglig ledelse, så den samlede ledelseskompetencer belyses, både i forhold til virksomhedens aktuelle behov, og i forhold til et fremtidigt behov, set i forhold til strategien/ forretningsplanen og virksomhedens udviklings stade.

Gennemføres evalueringen rigtigt, fremmer den årlige proces samarbejdet i bestyrelsen og samarbejdet mellem bestyrelse og daglig ledelse, alene fordi det fordrer en åben dialog om bestyrelsens samarbejde, og sætter fokus på rollefordelingen mellem direktion og bestyrelse. Med øget tillid i bestyrelseslokalet stiger beslutningsevnen – til gavn for virksomheden og opgaveløsningen i den daglige ledelse.

Skal virksomheden opnå de ovennævnte fordele af bestyrelses- og direktionsevalueringer, er det selvfølgelig en forudsætning, at bestyrelse og daglig ledelse grundigt drøfter formålet og fastlægger et forløb der er gennemskueligt for alle. Det er derfor afgørende for resultatet, at bestyrelse og ledelse drøfter hvad der skal evalueres, f.eks. arbejdsprocesser, kompetencer, erfaring, motivation, arbejdsindsats og værdiskabelse, og hvem der skal deltage – f.eks. bestyrelse, ledelse, ejere, store kunder. Det er også væsentligt på forhånd at få fastlagt hvordan resultaterne fremadrettet skal anvendes, således at der skabes respekt og fortrolighed omkring resultatet. Derfor bør det på forhånd aftales hvordan der kommunikeres omkring resultatet. Det er vores erfaring, at bestyrelsesevaluering med fordel kan kobles til strategiprocessen, så virksomhedens aktuelle kompetencebehov er i centrum.

I SMV`erne kunne evaluering evalueringen f.eks. indeholde:

  1. Evaluering i forhold til løste opgaver og bestyrelsesarbejdet generelt
  2. Vurdering af bestyrelsesmedlemmernes indsats – styrker og forbedringspotentialer
  3. Vurdering af formanden
  4. Vurdering af CEO
  5. Vurdering af kompetencer i den samlede ledelse set i forhold til need-to-know områder, relateret til strategien

Der findes formodentlig ikke et evalueringsskema der passer til alle virksomheder, men et vel udarbejdet evalueringsskema, vil indeholde prioriterede punkter såsom: ønskede generelle kompetencer i bestyrelse og/ eller administrativ ledelse, virksomhedsspecifikke kompetencer (branche, strategi, udviklingsstadie m.v.), personlige kompetencer, og dermed givet et samlet overblik over tilgængelige kompetencer, set i forhold til virksomhedens aktuelle behov.

Det er vores erfaring, at man med fordel kan øve sig med forskellige former og metoder, og finde den form, der passer bedst til den enkelte virksomheds kultur og ejers ønsker.

Hvordan implementeres resultaterne?  

Når det er fastlagt, hvad der evalueres og hvordan resultaterne anvendes, er det også vores erfaring, at en formandssamtale med det enkelte bestyrelsesmedlem fremmer processen omkring det aktive bestyrelsesarbejde. Her giver det mening at drøfte forbedringspotentialer hos såvel bestyrelsesmedlem som bestyrelsesformand, og få sat mål for det kommende års indsats for begge parter, og at få defineret konkrete arbejdsopgaver for den enkelte, set i forhold til virksomhedens strategi. Det er også i den sammenhæng det kan drøftes, om der er behov for efteruddannelse af den enkelte, bestyrelsen som gruppe eller den samlede ledelse som helhed.

På baggrund af evalueringsresultaterne og formandssamtalerne har virksomheden nu det fornødne grundlag for at udarbejde en meget konkret årsplan for den samlede ledelses indsatsområder for det kommende år, således at der er fuld åbenhed omkring, hvilke opgaver der løses af hvem og hvornår, samt overblik over hvornår bestyrelsen drøfter det enkelte strategiske område.

Det giver åbenhed, engagement og sikkerhed for, at de for virksomheden vigtigste strategiske opgaver bliver løst og at der etableres en præcis forventningsafstemning til, hvad der forventes af det enkelte bestyrelsesmedlem. Det giver sig selv, at det er formandens opgave at sikre den fornødne fremdrift i opgaveløsningen, ligesom det er formandens opgave at sikre de nødvendige strategiske justeringer under vejs. Vi skal væk fra ”fremmøde-bestyrelser” og ejerne kan fint insistere på, at de strategiske kræfter skal findes i bestyrelseslokalet. Der skal leveres konkrete resultater for virksomheden og løses konkrete opgaver – de færreste SMV`ere har ansat strategiske kompetencer – det er bestyrelsens opgave.

Modstand mod evalueringer

Det er ikke ukendt, at der kan være modstand mod evalueringer, måske især fra dem der skal evalueres. Ofte hører vi ”vi ved da noget om det hele, sådan stort set” Det er bare ikke nok i dag. Som bestyrelse må vi være så professionelle, at vi hele tiden ønsker at udvikle egne og virksomhedens kompetencer, såvel de faglige som de personlige, så ejernes vækstambitioner indfris, bedst og billigst. Det er vores opgave at levere værdi til de virksomheder vi knyttes til, hele tiden at være skarpe på virksomhedens behov, også hvis det medfører, at vi må vige pladsen for nye kompetencer/ kollegaer. Vi sidder og er med til at forvalte betroede midler, nemlig ejerens. Det fordrer, at vi vil kigge på egne forbedringspotentialer, ligesom vi så villigt kigger på medarbejdernes ditto ved den årlige MUS samtale.

Det kræver tid, mod og omhyggelighed at få de årlige evalueringer til at blive et konstruktivt bidrag til at effektivisere bestyrelsesarbejdet, en tilbagevendende begivenhed hvor alle deltagere ser en udviklingsmulighed. Ved åbenhed og redelighed, villighed til at eksperimentere med metoder, ligger der her et fint værktøj, der kan bidrage til at forbedre bestyrelsesarbejdet yderligere.

I BoardPartner arbejder vi som aktive bestyrelsesmedlemmer der løser konkrete opgaver for de virksomheder vi er tilknyttet, ligesom det er en naturlig del af de bestyrelsesaftaler vi indgår med virksomhederne, at vi selvfølgelig deltager konstruktivt i den årlige evaluering.

På BoardPartner.dk kan du finde en gratis skabelon for gennemførsel af en Bestyrelsesevaluering.

God fornøjelse !

Følg BoardPartner på LinkedIn, eller meld dig ind i BoardPartners LinkedIn Forum for ’aktivt og værdiskabende bestyrelsesarbejde’ hvor medlemmerne løbende deler og debattere bestyrelsesrelevante emner.

Lone SejersenLone Sejersen / BoardPartner er partner i BoardPartner og eksternt bestyrelsesmedlem i flere virksomheder.

©2021 Boardpartner

Log in with your credentials

Forgot your details?