Bestyrelsens årshjul værktøj – hjælpeside

BoardPartner’s Årshjulværktøj er et gratis Excel regneark, som BoardPartner har udviklet, med det formål at styrke bestyrelsens arbejde hen over bestyrelsesåret. Værktøjet er målrettet mindre og mellemstore virksomheder, som ikke har adgang til et professionelt årshjul værktøj. Værktøjet kan downloades herfra.

Indhold:

Introduktion til værktøjet
Fanebladet Planlægning
Fanebladet Årshjul
Fanebladet Opsætning

Introduktion til værktøjet

Bestyrelsens årshjul er et klassisk bestyrelsesværktøj der har til formål at tilsikre at bestyrelsen på eet år, når at komme igennem alle relevante, og for nogle emners vedkommende ligefrem lovpligtige, jvnf. selskabsloven kapitel 7 §115.

BoardPartner’s årshjulværktøj er et Excel regneark, der gør det nemt og hurtigt at planlægge bestyrelsesåret. Værktøjet har blot tre faneblade for hhv. planlægning af året, grafisk og tekstuel visning af bestyrelsesåret, samt én side for opsætning og tilpasning af værktøjet.

Fanebladet – Planlægning

I fanebladet planlægning, planlægges bestyrelsesåret med hhv. møde numre, dato og optil tre primære emner for hvert møde.

Bemærk: Genbruges arket fra det tidligere år, er det nemmest at slette datoer og emner ved at placere musen i første dato felt (C7) og markere alle felter frem til nederste højre kant af tabellen (I30) og herefter trykke [Delete]. Undlad at slette indholdet af felterne i kolonne A og B.

Mødenummer:

I det orange felt (A7) indtastes mødenummer for det første møde i bestyrelsesåret. Efterfølgende numre for hvert møde tildeles automatisk. Hvis der er et møde, eksempelvis en generalforsamling, som ikke har noget nummer, kan man i checkboksen til venstre for mødenummer fravælge at det pågældende møde har et nummer. De resterende møder bliver automatisk re-nummereret.

I nogle bestyrelser anvendes ikke mødenumre, men det anbefales fra flere advokater med speciale i selskabsret, at alle møder, dagsordner og referater henviser til mødenummeret, med det formål at der ikke efterfølgende kan rejses tvivl om hvorvidt alle møde er dokumenteret.

Dato:

Dato for hvert møde kan angives på flere måder. Værktøjet bruger dataformatet (dd-mm-åååå), men datoer kan også angives med blot to cifre i årstallet. Dato’er bliver brug i flere kritiske funktioner i værktøjet hvorfor det er vigtigt at datoer angives korrekt og ikke med eksempelvis punktum som separator. Når dato er angivet korrekt, ændres dato’en til at være højre justeret. Ikke korrekt angivet datoer er venstre justeret.

I den tidlige planlægningsfase er datoer ikke nødvendigvis fastlagt, hvorfor datoer også kan angives blot med månedens navn ved at trykke på dropdown menu knappen til højre for datoen, og vælge den ønskede måned fra dropdown listen.

Afskiller bestyrelsesåret sig fra kalenderåret håndteres dette automatisk af det grafiske årshjul, og man behøver derfor ikke at tage højde for dette ifm. indtastning af møderne i Planlægningsarket.

Værktøjet har indbygget fejlkontrol for datoer og detekteres en fejl, farves emnelinjen rød, og der angives en fejl årsag yderst til venstre. Øverste i fanebladet angives endvidere at der er fundet en eller flere fejl i fanebladet.

Mødetemaer:

For hvert møde er der plads til tre primære emner/temaer, der enten vælges fra dropdown liste, eller frit indtastes i de respektive felter. Indholdet i dropdown listen kan tilpasse i fanebladet ’Opsætning’.

For hvert møde er der endvidere to fritekst bokse der er tiltænkt hhv. tekst omkring forberedelse og bilag, samt tekst omhandlende yderligere information. For at indsætte tvunget linjeskift i teksten i de to fritekst bokse, skal man trykke [Alt] og [Enter] på tastaturet samtidigt.

Generel information der gælder for hele bestyrelsesåret kan indtastes i den nederste fritekst boks i fanebladet. Indholdet af denne tekst boks vises umiddelbart under det grafisk årshjul i årshjul fanebladet.

Fanebladet – Årshjul

I fanebladet Årshjul vises årshjulet grafisk, samt i tekstbokse.

Bemærk: Undgå venligst at overskrive data i dette faneblad idet dette vil ødelægge data forbindelsen mellem Planlægnings og årshjul fanebladene. Det anbefales at data korrigeres i planlægningsfanebladet i stedet.

Det grafiske årshjul indsætter automatisk møderne i dato rækkefølge i ur retningen. Alle møder er blå, med angivelse af møde nummer og de valgte primære temaer. I det inderste hjul vises månederne og disse erstattes automatisk med dato i fed skrift, såfremt der er et eller to møder i den pågældende måned.

Afskiller bestyrelsesåret sig fra kalenderåret, håndteres dette automatisk af det grafiske årshjul.

Bemærk at værktøjet har en begrænsning på maksimalt to møder i en enkelt måned og maksimalt 12 møder hen over året.

Nedenfor det grafisk årshjul, vises tekstboks med indhold fra generel information fra planlægningsfanebladet.

På side to og tre i årshjul fanebladet vises møderne i tekstbokse, og tekstboksene indeholder møde nummer, fuld dato med navn på dag, for at imødegå eventuelle misforståelser, samt de optil tre primære temaer. De to fritekstbokse fra planlægningsfanebladet vises endvidere.

Bemærk at tekstboksene er dynamiske og kun vises såfremt mødet er angivet med dato eller kalender måned. Møder der er markeret med rødt i planlægningsfanebladet vises dermed ikke.

Fanebladet er optimeret for print til papir eller pdf i A4 opretstående format. Alt efter antallet af møder skal der ’printes’ to til tre sider.

Bemærk: Hvis det grafisk årshjul er markeret/valgt med musen, vil kun det grafiske årshjul blive printet.

Fanebladet – Opsætning

Listen over mødetemaer, der vises i dropdown boksen i planlægningsfanebladet kan konfigureres her.

I listen indgår der forslag til hvilke temaer et årshjul kan indeholde, listen er på ingen måde komplet og det anbefales at listen tilpasses til ens personlige behov.

I fanebladet er der fem kolonner, hhv. to checkboks kolonne og én kolonne for emner. De to resterende kolonner, med grå baggrund, indeholder formler for sortering af tabellen og bør derfor ikke ændres.

Den første checkbox kolonne ‘Medtag’ fastlægger om emnet skal medtages i dropdown boksen. Hvis der er flueben i boksen medtages emnet, og hvis flueben er fravalgt medtages emnet ikke, og teksten i Tema kolonnen er grå.

Med det formål at gøre dropdown boksen så kort som muligt, kan emnerne konfigureres til at være statiske eller dynamiske, således at forstå at statiske emner altid vil blive vist i dropdown menuen, mens dynamiske emner kun vil blive vist dropdown boksen indtil de er blevet valg én gang.

Checkboksen i kolonne ‘Fast’ fastlægger om emnet er statisk eller dynamisk. Ved afkrydsning i checkboksen er er emnet statisk og vil dermed altid blive vist, mens emner uden afkrydsning i checkboksen er dynamiske og dermed kun vil blive vist i dropdown boksen indtil de er blevet valg én gang.

For at gøre oversigten nem læselig er der indført blanke linjer mellem kategorier af emner, disse blanke linjer indgår ikke i dropdown boksen, og kan overskrives såfremt der er behov for yderlige valgmuligheder i dropdown boksen.

For ligeledes at gøre dropdown boksen nem læselig er emnerne kategoriseret og det anbefales at en kategori angives med store bogstaver, ligesom det anbefales at de enkelte emner starter med et eller to blanke mellemrum.

 

 

©2022 Boardpartner

Log in with your credentials

Forgot your details?