Bestyrelsens årshjul

Udgivet November 2021, opdateret Oktober 2022

Af: Marlene Haugaard og Lone Sejersen for BoardPartner

En bestyrelse som aktivt har taget stilling til hvilke emner der arbejdes med udover de lovgivningsmæssige, er en bestyrelse som har bedre mulighed for at skabe værdi for virksomheden og som arbejder struktureret og effektivt.

“Bestyrelser som prioriterer at arbejde med sine processer, strukturer og tilhørende kompetencer gør en positiv forskel.”

En effektiv og værdiskabende bestyrelse skal have indsigt i virksomheden og struktur på sit bestyrelsesarbejde, så man sikrer at alle relevante områder og emner behandles løbende. Det er afgørende at bestyrelsens arbejde tilpasses virksomhedens modenhed og stade. Her er et årshjul for bestyrelsen et relevant værktøj, når virksomheden er ude over start-up fasen, og er blevet godt etableret. Bestyrelsen kan forholde sig til, hvilke emner der skal behandles i løbet af året, hvor hyppigt de forskellige emner skal behandles og hvor dybt emnerne skal bearbejdes. Årshjulet er også et velegnet værktøj til at få afstemt forventningerne til samarbejdet mellem daglig ledelse og bestyrelse.

Nærværende artikel og præsentation af det digitale årshjul er en inspiration til bestyrelser og bestyrelsesmedlemmer, så bestyrelsen får struktur på arbejdet og skaber værdi for virksomheden og ejerne.

Bestyrelses- og ledelsesopgaven

For at medvirke til at skabe værdi for virksomheden, ejerne og den daglige ledelse, er det afgørende at bestyrelsen har indsigt i og viden om virksomhedens kerneopgaver, forretningsmodel, værdiskabelse for kunderne, strategisk retning og de udvalgte indsatser, som skal indfri den strategiske retning. Desuden skal bestyrelsen også have overblik over de lovgivningsmæssige regler og bestemmelser, som definerer bestyrelsens opgaver.

For at arbejde effektivt er det nødvendigt, at bestyrelsen prioriterer og udarbejder en plan for sit virke, i tæt samarbejde med den daglige ledelse. Aktiviteterne i årshjulet er også et hjælpeværktøj for den daglige ledelse. Med årshjulet får ledelsen det fornødne overblik over, hvornår hvilke ledere/medarbejdere skal deltage i bestyrelsesmøderne med drøftelse af udfordringer, nye aktiviteter indenfor eget ansvarsområde samt in-put til det kommende års aktiviteter og investeringer.

Årshjulet

Årshjulet indeholder en række generiske emner og temaer, som en bestyrelse traditionelt arbejder med men også en række trends og nye områder, som den aktive bestyrelse bør tage med ind i sit arbejde.

“Bestyrelsens årshjul er et centralt værktøj til at planlægge og prioritere bestyrelsens arbejde og tid.”

Med et dynamisk årshjul, som i hovedtræk revideres årligt kan bestyrelsen og ledelsen:

• Planlægge og prioritere temaer for møderne
• Forberede de enkelte møder så der er den fornødne information, der giver bestyrelsen det nødvendige grundlag for kvalificerede diskussioner og beslutninger
• Følge op på de enkelte møder, tilhørende beslutninger og eksekvering
• Sikre at alle relevante punkter behandles i løbet af et år
• Sikre fokus på, at de rigtige ting drøftes på de mest relevante tidspunkter
• Involvere, forventningsafstemme og aligne med virksomhedens ledelse

Med afsæt i årshjulet udarbejdes dagsorden for det enkelte bestyrelsesmøde. Det er selvfølgelig nødvendigt at værktøjet bruges fleksibelt, således at der er plads til uplanlagte hændelser såsom f.eks. ændringer i virksomhedens marked, kundeadfærd, leverancer m.v. Vi så det senest under Corona, hvor alle planer røg på gulvet og nye initiativer hurtigt skulle iværksættes for at få virksomhederne nogenlunde helskindet igennem krisen.

Årshjulet gør en forskel

I Bestyrelsesrapporten 2022 kan vi se at brugen af årshjul er populært og gør en forskel.

Helt præcis er det mellem 55% og 78% af bestyrelserne (afhængig af virksomhedsstørrelse), der anvender årshjul eller lignende værktøjer.

I rapporten kan vi også se at brugen af årshjul medfører, at bestyrelsen afholder flere møder, måske fordi planlægningen af året alene gør at antallet af møder øges, for at kunne nå det hele.

”Andelen af selskaber, der afholder 4 eller færre møder, halveres, når der anvendes årshjul”

I de bagved liggende data kan vi også se at de flere møder øger sandsynligheden for at bestyrelsen involverer sig i risiko arbejdet generelt og IT & Cyber risiko specifikt.

De bestyrelser der anvender årshjul har for 86% vedkommende risiko på dagsorden, mens tallet kun er 44% for dem der ikke anvender årshjul. Ligeledes er det med IT & Cyber risiko hvor andelen af bestyrelser der arbejder med området er 60% for dem der anvender årshjul og blot 24% for dem der ikke gør det.

Dagsorden for bestyrelsesmøder

Dagsorden for et aktuelt bestyrelsesmøde følger typisk en generisk skabelon som indeholder:

• Indledende punkter som godkendelse af dagsorden, godkendelse af referat, underskrift af referat og andre dokumenter, meddelelser fra bestyrelsesformand og fra administrerende direktør/direktion, orientering fra de udvalg bestyrelsen måtte have nedsat
• Gennemgående punkter, som er på hvert eneste bestyrelsesmøde. Det er typisk økonomisk rapportering, ordreindgang, pipe-line, status på igangværende strategiske aktiviteter, status på mål og KPI’er
• Punkter relateret til årets gang, fx virksomhedens vedtægter og bestyrelsens forretningsorden, årsrapport og – regnskab, generalforsamling, kvartalsregnskab og fondsbørsmeddelelser (hvis virksomheden er børsnoteret), budget, fastlæggelse af mål og KPI’er, årlig gennemgang af forsikringer, årlig evaluering af bestyrelsen, indstilling af bestyrelseskandidater, konstituering af bestyrelsens, nedsættelse af evt. bestyrelsesudvalg
• Et eller flere emner, som er prioriteret i årshjulet og som understøtter udviklingen af selskabet. Det kan fx være evaluering og justering af strategien, kapitalberedskab, risikovurdering herunder cybersikkerhed, digitalisering, bæredygtighed, virksomhedens organisation, ekstern/intern kommunikation og brandbuilding mv. Emnerne kan behandles på et enkelt møde eller over flere møder. Det er relevant at være skarp på om det er et oplæg til orientering, diskussion og uddybning eller beslutning ligesom relevant opfølgning aftales på mødet.

Når dagsorden til det konkrete møde udarbejdes er det særdeles vigtigt, at sikre en hensigtsmæssig tidsmæssig disponering af de forskellige emner. De punkter hvor bestyrelsen er kontrolorgan, jævnfør selskabsloven §115, skal selvfølgelig gennemgås, men der skal være tilstrækkeligt tid til at diskutere de prioriterede emner. Det er vores erfaring at langt de fleste kontrolopgaver med fordel kan klares hurtigt og effektivt, især hvis den aftalte rapportering er fyldestgørende. Er rapporteringen fyldestgørende, vil bestyrelsen kunne bruge bestyrelsestiden på fremadrettede strategiske aktiviteter, hvor der er plads til den sparring og debat den daglige ledelse har brug for og som skaber værdi for virksomheden. Bagudskuende kontrol er nødvendig, men de fremadrettede strategiske og udviklingsorienterede aktiviteter er der, hvor der skabes værdi.

Værktøjet – Det digitale årshjul

Andreas Frøland, BoardPartner har udarbejdet et digitalt årshjul, som er et værktøj, der kan hjælpe bestyrelsen og ledelsen med at planlægge ledelsens samlede opgaver for det aktuelle år. Værktøjet er målrettet virksomheder der har brug for et enkelt og fleksibelt værktøj, hvor transparens og overblik er i fokus.

Værktøjet indeholder de mange forskellige emner, som bestyrelsen kan vælge at arbejde med i det pågældende år. Værktøjet består af en række overordnede temaer med specifikke emner. I værktøjet hakkes af hvilke emner der skal arbejdes med, og om det skal være på ordinært møde eller workshop. Desuden indtastes antal af møder og hvorvidt emnet skal behandles på møde 1, 2 osv. Når alt er tastet ind genereres automatisk et årshjul, som giver et visuelt og nemt forståeligt overblik over det planlagte bestyrelsesår.

Værktøjet kan gratis downloades fra BoardPartner’s hjemmeside boardpartner.dk

Bestyrelsens årshjul

Evaluering af bestyrelsesåret

Ved at kombinerer bestyrelse og ledelses årshjul med en bestyrelses- og ledelsesevaluering og en konkret drøftelse af egen performance i ”året der gik”, f.eks. med udgangspunkt i bestyrelsesmødereferaterne fra året, får man overblik over, hvor der ligger potentialer til forbedring af såvel bestyrelsens som ledelsens værdiskabelse. En kritisk stillingtagen til egen indsats og resultaterne heraf, er en fordel for virksomheden og hjælper til at skabe en bedre fælles opfattelse af indsatsen, de resultater der er skabt og de forbedringspotentialer der fremadrettet skal høstes.

Så også på det værdiskabende område har et årshjul sin berettigelse, udover at skabe overblik over hvilke opgaver der konkret skal løses.

Marlene Haugaard er partner i BoardPartner og eksternt bestyrelsesmedlem i flere virksomheder.

Lone Sejersen er eksternt bestyrelsesmedlem i flere virksomheder.

Følg BoardPartner på LinkedIn, eller meld dig ind i BoardPartners LinkedIn Forum for ’aktivt og værdiskabende bestyrelsesarbejde’ hvor medlemmerne løbende deler og debattere bestyrelsesrelevante emner.